5 ventajas de organizar ruedas de prensa online

Algo indispensable en comunicación es tener capacidad de empatía y comprensión. Con el cliente, a quien te debes. Con el periodista, a quien también te debes. Y nosotros en el medio, equilibrando la balanza. Máxime, como es el caso de Ion Comunicación, cuando todos somos periodistas y hemos pasado por los medios.

En esa empatía y comprensión, entender el factor tiempo de la prensa es vital. Para un periodista la vida se reduce al hoy. Puede tener algo de visión a pocos días vista, pero su concentración está en el hoy. Y ese hoy dura lo que dura y maximizar el tiempo es fundamental. Al final, el periodista lo que quiere es publicar. Sin más florituras.

La pandemia, además, ha conllevado ciertos aprendizajes sobre el uso del tiempo del periodista, especialmente con las convocatorias. Gracias a las plataformas online, durante la pandemia fue posible hacer ruedas de prensa y continuar con cierta normalidad la actividad de comunicación.

Cerrada esa etapa vital, nos hemos quedado con la idea de que ciertas convocatorias deben seguir siendo online. La diferencia entre presencial y online radica en la propuesta de valor.

Por ejemplo, presentar un informe no aporta valor al periodista si acude presencialmente. Es más, ha aprendido a aprovechar el tiempo que antes dedicaba a ir y a volver del lugar de convocatoria. No solo eso, con los auriculares y los dedos libres, es posible atender la rueda de prensa y escribir la pieza al mismo tiempo, no sin olvidar que hay más ventanas del navegador abiertas y puede contestar un correo aquí o solventar una duda allá.

Si esto lo aplicamos a los centenares de convocatorias que se llevan a cabo durante el año, especialmente en una ciudad como Madrid, se hace más necesario que nunca el filtro de determinar qué es interesante para el periodista no solo en contenido, sino en formato. Porque, en efecto, el periodista no tiene el don de la ubicuidad.

Pensemos en su problema de tiempo y no caigamos en la pretensión de que pueda estar a todo a la vez en todas partes.

Ventajas del online

Para los que estamos en comunicación, organizar convocatorias online tiene sus ventajas. No me refiero a la logística del lugar y del catering, porque en ocasiones ese es también un trabajo bonito. Incluso ya solo por el mero hecho de no repetirnos y buscar algo diferente. Me refiero a la trazabilidad de la rueda de prensa, de ver quién se conecta, si presta atención, si pregunta, si se ha quedado a toda la sesión, etc.

Esta es una medición muy valiosa, porque podemos analizar el impacto de una rueda de prensa no solo por el seguimiento en medios durante la tarde, el día siguiente y posteriores, sino el impacto del evento en sí. 

Otra ventaja es que no solo maximizamos el tiempo del periodista, sino el propio también. Y es que mientras tiene lugar la rueda de prensa, da tiempo a corregir las últimas aportaciones a la nota de prensa, subir a la plataforma y recibir imágenes; de modo que pueda estar todo listo para la hora de envío (importante por la gestión de expectativas y, ojo, por los embargos).

No obstante, para organizar un evento online es conveniente tener en cuenta ciertas cosas que pueden ayudar al periodista, o a Comunicación, o a ambos. Ahí van 5 consejos clave:

1. En la convocatoria no incluyas el link de registro. Al no incluirlo obligas a responder y confirmar al correo de convocatoria. De este modo, tienes una visión real en todo momento de quién acude, pues no todos se registran al momento y muchos esperan a unos minutos antes de la rueda de prensa para registrarse. Esto, además, evita hacer llamadas de seguimiento a periodistas que quieren asistir.
2. La tasa de asistentes versus confirmados en online suele ser más baja que en presencial. Fácilmente se puede caer una tercera parte de los confirmados. Así que no hay que conformarse con tener una buena cifra de asistentes a dos días vista (o uno). Si puedes conseguir más, a por ellos.
3. Es conveniente tener unos totales grabados para televisión, especialmente si la convocatoria es, aparentemente, de su interés y se han tocado para que se conecten. La “tele” no confirma, pero ya sabes que a pocos minutos de empezar te escriben urgente pidiendo enlace. Y claro las convocatorias online para la “tele” son visualmente poco atractivas. Si se han grabado unos totales antes y se los puedes enviar, lo agradecerán (y que estén bien hechos -formato vertical, la pantalla a la altura de los ojos, etc.-)
4. En las ruedas de prensa online, al no haber interacción, para el portavoz es fácil que caiga en cierto discurso aletargado más propio de un webinar. Una rueda de prensa no es un webinar, de modo que es conveniente soltarse, dirigirse a los periodistas, buscar chascarrillos, etc., es decir, hacerlo ameno sin perder claro la rigurosidad. Y, ojo, nada de grabado, en directo. Si grabamos, será un discurso aún más aletargado.
5. Que se cierre la conexión de la rueda de prensa online, no quiere decir que termine la convocatoria. A los periodistas les gusta a veces preguntar sin que otros les escuchen, por aquello de salvaguardar enfoques o ciertos matices de información. Por tanto, hay preguntas que se dejan en el tintero durante la rueda de prensa y que, posteriormente, hacen llegar. O, a veces, son simplemente dudas que surgen a posteriori. El portavoz no debe bajar los brazos cuando acaba la rueda de prensa y debe entender que ese día debe tener disponibilidad total para la prensa. En convocatorias físicas es fácil porque al terminar el periodista va en su busca y le pregunta. Pero en las online, esa facilidad no existe para el plumilla. El portavoz debe seguir estando a tiro.